comment rédiger un rapport

Le rapport est un écrit synthétique faisant le point sur un sujet déterminé. C'est un document interne destiné au supérieur hiérarchique qui a pour but d'analyser une situation et d'y apporter des solutions.

Étapes de réalisation

Le rapport peut être rédigé à la demande d'un supérieur hiérarchique. Il doit fournir le point sur un sujet déterminé. Le rapport est alors destiné à l'aider à prendre une décision, en lui donnant connaissance de tous les éléments d'information du sujet abordé.

Le rapport peut être rédigé à l'initiative de l'employé, qui souhaite attirer l'attention de son supérieur hiérarchique sur un point précis, un problème rencontré, des idées nouvelles.

Caractéristiques de rédaction : Les pronoms personnels "je" et "nous" sont employés car l'émetteur parle en son nom. Le ton est soutenu, respectueux car le rapport s'adresse à un supérieur hiérarchique.

Caractéristiques de présentation : Sa présentation est libre, néanmoins certains éléments doivent figurer : l'émetteur (nom et fonction), le ou les destinataires, la date, le titre, l'indication des éventuelles pièces jointes, le titre de civilité, la formule de politesse, l'indication du signataire (émetteur).

Contenu : La plupart des rapports respectent le plan classique suivant.

- L'introduction : Elle rappelle précisément la demande (ce qui a motivé le rapport) et annonce le plan.

- L'exposé : Il dresse un constat objectif de la situation. La structure est apparente : I. A. a) ... Des tableaux, graphiques, schémas insérés ou joints en annexe au rapport peuvent compléter ou résumer sous forme synthétique des informations présentes dans le rapport.

- La conclusion : Elle propose des solutions à mettre en œuvre. L'emploi du conditionnel est à privilégier car c'est le supérieur hiérarchique qui prendra la décision finale.